Cómo aprovechar la plataforma

Primeros pasos

1. Completá la información y los horarios.
2. Personalizá logo, colores y nombre del chatbot.
3. Cargá preparaciones, muestras y coberturas.
4. Creá estudios, precios y observaciones.
5. Probá consultas desde el portal.

Contrato del primer ingreso

El administrador inicial de cada nuevo laboratorio debe leer y aceptar el contrato vigente antes de utilizar el panel. LABOT registra la versión, el texto aceptado, el laboratorio, el usuario, la fecha, la IP y el navegador. Es posible descargar una copia antes de continuar. Los usuarios existentes anteriores a esta función no quedan bloqueados retroactivamente.

Carga masiva desde Excel

Desde Carga masiva descargá la plantilla, completá el catálogo y revisá la vista previa antes de importar estudios, preparaciones, tipos de muestra, obras sociales, prepagas y sus relaciones de cobertura por práctica. LABOT crea registros nuevos y actualiza coincidencias; no borra información existente.

WhatsApp y perfil comercial

Desde WhatsApp vinculá el número del laboratorio con Meta y configurá el logo, nombre, descripción, categoría y mensajes. La imagen debe ser JPG o PNG. La conexión y el perfil se administran desde LABOT; nunca ingreses la contraseña de Meta dentro del panel.

Esperas y conversaciones inactivas

Cuando un paciente espera a un agente, LABOT le pregunta luego de 30 minutos si desea continuar. Si no responde durante otros 30 minutos, vuelve al asistente. Si LABOT o un agente esperan una respuesta del paciente, ofrece Continuar o Finalizar; sin respuesta, cierra automáticamente la conversación y limpia el proceso incompleto.

¿Qué puede responder?

• Estudios, precios y observaciones.
• Preparaciones y tipos de muestra.
• Horarios de atención y extracción.
• Coberturas por práctica.
• Información cargada en Conocimiento.

Turnos u orden de llegada

Desde Información del laboratorio, el administrador elige si la atención es con turno previo o por orden de llegada. Si requiere turno, puede escribir las instrucciones para solicitarlo y LABOT ofrecerá también el teléfono configurado. Si es por orden de llegada, el bot lo informará y mostrará los horarios cargados de atención y extracción.

Preguntas de ejemplo

• “¿Cuánto cuesta el colesterol total?”
• “¿Necesito ayuno?”
• “¿OSDE cubre esta práctica?”
• “¿Hasta qué hora hacen extracciones?”
• “Quiero hablar con una persona.”

Atención humana

Cuando un paciente pide un agente, la conversación aparece en la bandeja y se envía una notificación. También puede pedir hablar con una persona por su nombre si ese usuario habilitó las solicitudes de pacientes. En ese caso, la conversación queda reservada para esa persona. El agente puede responder, enviar archivos, devolverla al bot o cerrarla. Los horarios y cierres excepcionales son configurables.

Estadísticas de atención

Los administradores pueden filtrar por período y usuario para consultar derivaciones, mensajes, demora promedio y mediana hasta la primera respuesta, duración de la atención, pendientes y porcentaje atendido dentro del objetivo configurado.

Chats y archivos

El historial reúne conversaciones del chatbot y de agentes. Pacientes y operadores pueden adjuntar imágenes y documentos. El equipo también cuenta con un chat interno.

Recepción y fila digital

El paciente escanea un QR o abre un enlace, informa sus datos y obtiene un número para recepción. Administradores y agentes pueden llamar al siguiente paciente, indicar la ventanilla, derivarlo a extracción y llamarlo desde un box. La pantalla pública muestra los llamados sin exponer nombre, DNI ni información clínica. El administrador puede personalizar sus colores, título y logo, cargar imágenes publicitarias para el carrusel de espera y administrar una lista ordenada de música MP3. Cada llamado se anuncia con un sonido corto tipo aeropuerto, sin voz. Al abrirla en el televisor hay que presionar “Activar avisos” una vez. También es posible registrar manualmente a una persona sin celular.

Límites multimedia de la pantalla

Para proteger el almacenamiento, cada laboratorio dispone de hasta 300 MB: 20 imágenes o videos y 60 MP3 distribuidos en hasta 10 listas. Cada imagen puede ocupar hasta 8 MB, cada video hasta 40 MB y cada MP3 hasta 15 MB. El panel muestra el consumo.

Wi‑Fi para pacientes

Desde Recepción y filas, el administrador puede publicar una red de invitados abierta, con contraseña o con portal cautivo. En la pantalla del número, el paciente consulta la red, copia la contraseña o abre el portal. Debe utilizarse una red de invitados separada de los equipos y servidores internos.

Encuestas de satisfacción

Al finalizar una atención, LABOT puede mostrar una encuesta en la pantalla del número. Se admite una respuesta por atención y el paciente recibe un aviso previo. Las respuestas identificadas y sus métricas quedan reservadas al administrador; los agentes no acceden.

Recepción anticipada

Cuando el módulo está habilitado, el bot y el portal ofrecen un botón para adelantar la recepción. El paciente informa la fecha prevista, DNI, cobertura y email, y adjunta orden, credencial, identificación y autorización. Los archivos repetidos son rechazados y pueden eliminarse mientras la solicitud siga abierta.

El equipo revisa la documentación, informa faltantes o registra el protocolo asignado por el LIS. Falta muestra indica que la recepción administrativa fue preparada y todavía falta la extracción o entrega de muestras. El paciente recibe emails con un enlace privado que siempre consulta el estado actual y permite agendar la visita en Android o iPhone.

Conservación: los adjuntos se eliminan automáticamente del almacenamiento operativo 30 días después de completar o cancelar la recepción y, aunque la solicitud siga activa, como máximo 90 días después de haber sido cargados. El registro administrativo permanece, pero no el contenido del archivo.

Estados de recepción anticipada

• Nueva: el paciente está cargando información.
• En revisión: la documentación fue enviada.
• Falta documentación: el paciente puede adjuntar lo solicitado.
• Falta muestra: existe recepción o protocolo en el LIS y falta la muestra.
• Lista para asistir: la documentación está confirmada.
• Paciente presente: ingresó a la fila presencial.
• Completada o cancelada: el proceso quedó cerrado.

Ingreso a la fila desde recepción anticipada

Obtener número para la fila se habilita cuando la recepción está preparada como Falta muestra o Lista para asistir, únicamente el día previsto y si está activo el módulo de filas. Al presionarlo se abre directamente el seguimiento.

Agenda de pacientes

LABOT reúne automáticamente los contactos que dejan nombre, teléfono o email en sus conversaciones. Desde Agenda de pacientes, el equipo puede buscar por nombre, contacto o cobertura, marcar cada ficha como nueva, pendiente, atendida o archivada, agregar notas internas y abrir sus conversaciones anteriores. También puede exportar la agenda en CSV. Esta función no administra turnos y no debe utilizarse para guardar diagnósticos ni resultados.

Datos del paciente

Al comenzar una conversación, el portal solicita el nombre y permite informar cobertura y contacto. Si la cobertura se omite, LABOT la pedirá cuando sea necesaria. Antes de una derivación humana solicitará teléfono o email, con opción de omitirlo. El DNI solo se solicita en fila o recepción anticipada, cuando es necesario identificar la atención.

Lectura de órdenes

El paciente puede adjuntar una orden JPG, PNG o PDF y autorizar su procesamiento. LABOT transcribe prácticas y busca coincidencias en el catálogo. No interpreta diagnósticos.

Preguntas frecuentes

LABOT registra las consultas recibidas y muestra cuántas veces se repite cada una. Desde Preguntas frecuentes, el administrador puede redactar una respuesta oficial, agregar otras formas de preguntar y activarla para que el bot responda directamente sin consumir IA.

Plan, consumo y adicionales

Los administradores consultan el uso mensual de mensajes, mensajes de WhatsApp e IA desde Plan y consumo. Allí se muestran el saldo, los packs acreditados y los adicionales mensuales de usuarios. Cada adicional aumenta únicamente el cupo indicado. Las consultas simples de horarios, contacto, coberturas, precios, muestras y preparaciones pueden responderse directamente sin consumir un uso de IA.

Límites y packs de consumo

Cada plan puede limitar mensajes totales, mensajes de WhatsApp y solicitudes de IA. Si un cupo se termina, el administrador puede elegir el pack correspondiente desde Plan y consumo. La compra se acredita cuando Mercado Pago confirma la aprobación. Los cargos que Meta aplique por el uso de WhatsApp son responsabilidad del titular de la cuenta y no están incluidos en el plan ni en los packs de LABOT.

Usuarios adicionales

La cantidad de usuarios activos depende del plan. Desde Plan y consumo el administrador puede contratar lugares extra para agentes o administradores. LABOT cobra mediante Mercado Pago el importe proporcional hasta el próximo vencimiento y, al aprobarse, activa los lugares y actualiza el débito mensual. Al cancelar, los lugares permanecen hasta el vencimiento y se retiran del siguiente cobro. Requiere una suscripción mensual activa y no aumenta los límites de mensajes ni IA.

Suscripción a LABOT

Esta sección corresponde únicamente al pago del servicio LABOT; no gestiona cobros ni facturas de los pacientes del laboratorio. Desde Plan y consumo, el administrador completa sus datos de facturación y puede iniciar la suscripción mediante Mercado Pago. LABOT muestra el estado de la cuenta, el próximo vencimiento y los pagos registrados.

Pagos pendientes y suspensión

Si un cobro queda pendiente o es rechazado, el estado de facturación se actualiza para que el laboratorio pueda regularizarlo. Una demo vencida o una cuenta suspendida puede restringir consumos, pero los datos permanecen conservados para una posterior reactivación, según las condiciones del servicio.

Factura de la suscripción

El laboratorio debe mantener actualizados su razón social, CUIT, condición fiscal, domicilio y email para recibir la factura correspondiente a su suscripción a LABOT. Esta función no emite comprobantes a los pacientes del laboratorio.

Usuarios y permisos

El administrador configura el laboratorio, catálogo, módulos y usuarios. Los agentes trabajan con chats, atención humana, fila, recepción anticipada y chat interno. La cantidad de usuarios activos depende del plan.

Chat para el sitio web

Desde Chat para mi sitio web, el administrador configura el botón flotante, restringe los dominios autorizados y copia el código de instalación. El chat conserva la identidad del laboratorio y funciona en computadoras y celulares.

Información sensible

El asistente no interpreta resultados ni reemplaza a un profesional médico. No compartas contraseñas, datos bancarios ni información innecesaria.

¿Necesitás asistencia?

Ingresá al panel para revisar la configuración. Si todavía no sos cliente, solicitá una demostración.